چطور در مكالمات تلفني پر قدرت ظاهر شويم؟

۱) چطور مكالمه تلفني را شروع كنم؟

هنگامي كه شماره تلفن كسي را مي‌گيريد، سعي كنيد به گونه اي احوال پرسي كنيد كه نحوه صحبت كردن شما مورد توجه او قرار بگيرد. براي اين كار از قبل يكبار كلمات جذاب و گيرايي كه براي شروع يك مكالمه با كيفيت ضروري است را ليست كرده و با آن چند جمله خوب بسازيد و آن‌ها را در مكالمات تلفني خود به عنوان يك شروع خوب به كار ببريد.
در ادامه  اگر نياز به معرفي هست، خودتان را خيلي شمرده معرفي كرده و قصد خود را از تماس مطرح كنيد.

نكته:
ـ از جملات روز بخير، عصر بخير و … استفاده كنيد.
ـ شمرده و ارام صحبت كنيد، به نحوي كه شنونده براي صحبت شما ارزش قائل شود.
ـ اگر قرار است سوالي بپرسيد حتما قبل از آنكه فرد مقابل صحبت كند آن را مطرح كنيد.

۲) در مكالمات تلفني بيشتر شنونده باشيم

يكي از اصولي كه خيلي از افراد آن را رعايت نمي‌كنند همين موضوع است. ما بايد بپذيريم به دليل آنكه حركات دست، سر، تماس چشمي و … وجود ندارد نمي‌توان برخي مفاهيم يا به طور دقيق تر احساس را به طرف مقابل نشان داد. 
پس بهتر است در مكالمات تلفني (مخصوصا مكالمات مهم) اول شنونده باشيد بعد گوينده، با اينكار طرف مقابل نيز مجبور مي‌شود هنگامي كه شما صحبت مي‌كنيد سكوت كرده و به صحبت هاي شما به طور كامل گوش دهد.

۳) دفترچه يادداشت، ركن اساسي مكالمات مهم!

پيش از صحبت كردن در مورد مسائل مهم به خصوص مسائل كاري،‌سعي كنيد كنيد بر روي يك كاغذ

موضوع صحبت سوالاتي كه ميخواهيد بپرسيد و جزيياتي كه بايد به آن پرداخته شود را بنويسيد.
با اين كار شما نه تنها فرصت كافي براي فكر كردن داريد بلكه به مكالمه خود يك نظم محتوايي مي‌دهيد
كه هم براي خودتان هم طرف مقابل بسيار مفيد مي‌باشد.

نكته:
آنچه قصد داريد در موردش صحبت كنيد را روي كاغذ بنويسيد اما به هيچ وجه هنگام مكالمه تلفني آن را از روي كاغذ نخوانيد.

۴) كنترل عوامل مزاحم در مكالمات

هنگامي كه به كسي تلفن مي‌زنيد يا اينكه شخصي با شما تماس مي‌گيرد، در حين صحبت خود را با كار ديگري مشغول نكنيد يا با فرد ديگري به صحبت نپردازيد.
ادب حكم مي‌كند كه تمام حواس خود را فقط به گفته هاي طرف مقابل كه از پشت خط با شما صحبت مي‌كند متمركز كنيد و انجام كارهاي دگر را به دقايقي پس از آنكه صحبتتان تموم شد موكول كنيد.

۵) حاشيه دادن به مكالمه ممنوع!

هنگامي كه براي كاري خاص به فردي تلفن مي‌زنيد، از حاشيه دادن به گفتارتان اجتناب كنيد. سعي كنيد در همان دقايق اول به گونه اي با او صحبت كنيد كه از علت تماس شما آگاه شود و به آنچه انتظار داريد پاسخ روشن دهد.

۶) آيا طرف مقابل آمادگي صحبت دارد؟

هنگامي كه با كسي تماس ميگيريد، دقت كنيد كه آيا او در شرايطي به سر مي برد كه بتواند به راحتي با شما صحبت كند يا خير. زيرا اگر او در شرايطي نباشد كه بتواند با شما صحبت كند و يا مشغول انجام كار خاصي باشد، نميتواند به خوبي به صحبت هاي شما گوش فرا دهد. شما با اين كار هم وقت او را تلف مي كنيد هم خودتان به پاسخي روشن نخواهيد رسيد.

نكته: براي اين كار بعد از طي كردن مرحله يك از او بپرسيد كه آيا مي تواند چند دقيقه از وقت خودش را در اختيار شما قرار دهد يا خير.
اگر پاسخ او منفي بود و يا اينكه از طرز صحبت كردنش متوجه شديد در شرايط نامساعدي به سر مي‌برد، حتما به او بگوييد در موقعيت ديگري تماس مي‌گيرم.با اين كار هم براي خود و هم براي مخاطب خود ارزش زيادي قائل شده ايد.

۷) نظر خود را با عقيده شنونده منطبق كن

هنگامي كه شخصي با شما تماس مي‌گيرد و سوالي مطرح مي‌كند، سعي كنيد به صراحت و كاملا آشكار به او پاسخ ندهيد. اول به دقت گوش كنيد تا سرنخي به دست بياوريد كه ايا او دوست دارد به او پاسخ مثبت بدهيد يا منفي، سپس با خود بيانديشيد و جوانب كار را به طور كامل در نظر بگيريد. اگر مخالف سوال و يا درخواست او هستيد بهتر است راه جايگزين به او داده و نظر خود را به روشني بيان كنيد.

۸) اگر نميتواني پاسخ دهي، گوشي تلفن را برندار

گاهي اوقات در حال انجام كار خاصي هستيد كه ناگهان تلفن شما زنگ مي‌خورد، در اين لحظه اگر احساس مي كنيد نميتوانيد كار خود را رها كنيد گوشي تلفن را برنداريد، اگر تلفن را برداشتيد ضمن معذرت خواهي به مخاطب خود بگوييد كه در اولين فرصت با او تماس خواهيد گرفت.

۹) مقاله تكنيك هاي مكالمات تلفني در يك نگاه

در اين مقاله سعي شد نكات موفقيت در مكالمات تلفني براي شما به روشني تشريح داده شود از مهم ترين اين نكات كه خلاصه اي از مطالب فوق مي باشد مي‌توان به موارد زير اشاره كرد:

ـ مزايا و معايب ارتباط تلفني را با توجه به فعاليت خود بسنجيد.
ـ بيشتر شنونده باشيد تا گوينده.
ـ قبل تلفن زدن، آنچه مي خواهيد به مخاطب خود بگوييد را روي كاغذ به شكل سرنخ بنويسيد، اين كار نظم و انسجام خوبي به مكالمه شما مي‌دهد.
ـ هنگام تلفن زدن حتما اطمينان حاصل كنيد كه مخاطب شما وقت كافي و مناسبي براي صحبت با شما دارد.

مقاله ۸ تكنيك بي نظير براي برقراري مكالمه تلفني سايت آمانج آمادمي